Historiques partagés
À quoi servent les historiques partagés ?
Les historiques partagés permettent aux membres d’une équipe d’accéder, selon les autorisations définies, à l’historique d’envoi et de réception d’autres utilisateurs de la même équipe.
Cette fonctionnalité peut être utile lorsque plusieurs collaborateurs doivent suivre des échanges réalisés par d’autres membres, par exemple dans un cadre administratif, organisationnel ou de continuité d’activité.
Le paramétrage des historiques partagés est réservé à l’administrateur d’équipe.
Comment fonctionnent les historiques partagés ?
Lorsqu’un droit de lecture est accordé à un membre de l’équipe, celui-ci peut consulter, depuis son historique, les entrées de l’utilisateur concerné.
- L’administrateur attribue des droits de lecture à un ou plusieurs membres
- L’utilisateur autorisé accède ensuite à ces historiques depuis son propre espace
- Il peut effectuer des recherches sur ses propres entrées ainsi que sur celles des utilisateurs pour lesquels il dispose d’un droit de lecture
Gérer les droits de lecture des historiques partagés
La gestion des historiques partagés se fait depuis l’espace « Mon équipe ».
Pour attribuer ou modifier des droits de lecture :
- Rendez-vous dans « Mon équipe »
- Ouvrez le panneau du membre pour lequel vous souhaitez configurer des droits
- Cochez les cases correspondant aux historiques que cet utilisateur pourra consulter
- Cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer les modifications
Utiliser les historiques partagés dans le moteur de recherche
Lorsqu’un utilisateur dispose d’un ou plusieurs droits de lecture, il peut les exploiter directement depuis le moteur de recherche de son historique.
- Il peut consulter ses propres historiques
- Il peut également filtrer les résultats par utilisateur parmi ceux pour lesquels un accès lui a été accordé
- Cela lui permet de retrouver plus facilement les entrées correspondant à un membre précis de l’équipe
Les résultats affichés dépendent toujours des droits de lecture définis par l’administrateur d’équipe.
À retenir
- Les historiques partagés permettent de consulter l’historique d’autres membres de son équipe.
- Seul l’administrateur d’équipe peut attribuer ou retirer des droits de lecture.
- La configuration se fait depuis l’espace « Mon équipe ».
- Un utilisateur autorisé peut filtrer le moteur de recherche de son historique par utilisateur.
- L’accès est strictement limité aux historiques pour lesquels un droit a été accordé.